Pelelangan merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari sebuah proyek. Dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan jantung dari sebuah proyek. Tanpa kegiatan pelelangan, sebuah proyek tidak dapat berjalan karena kegiatan pelelangan memberikan sumber-sumber daya terhadap proyek, apakah itu sumber daya manusia maupun peralatan.
Secara umum, siklus kegiatan pelelangan meliputi pengembangan dokumen Terms of Reference atau spesifikasi, pengiklanan jenis pelelangan (Advertisement), permintaan pengajuan proposal (Request for Proposal) atau undangan pemberian penawaran (Invitation to Quote), evaluasi dan pemberian kontrak (Contract Award).
Dalam artikel ini, akan dibahas tentang kegiatan evaluasi di dalam proses pelelangan. Kegiatan evaluasi memegang peran penting dalam siklus pelelangan karena hal tersebut menentukan apakah organisasi akan mendapat barang atau jasa sesuai dengan yang dipersyaratkan. Selain itu kegiatan ini juga memastikan bahwa pembayaran barang dan jasa yang dilakukan akan sesuai dengan harga pasar.
Kegiatan evaluasi di dalam proses pelelangan MCA-Indonesia terdiri dari beberapa aktivitas sebagaimana tercantum di bawah ini:
o Pemilihan Panel Evaluasi
MCA-Indonesia haruslah memilih anggota panel evaluasi yang kompeten untuk mengevaluasi proposal penawaran dan teknis. Dengan demikian, anggota panel haruslah memiliki kompetensi teknis tentang paket pengadaan yang akan dievaluasi. Selain itu, anggota panel juga harus memiliki berbagai pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengevaluasi semua aspek dokumen proposal (aspek lingkungan, sosial, monitoring dan evaluasi). Mereka tidak hanya sebagai perwakilan dari organisasi yang memiliki hubungan dengan MCA-Indonesia.
o Prosedur Evaluasi
Sebelum melakukan evaluasi, Staf Agen Pengadaan memberikan penjelasan tentang kerahasiaan dan deklarasi akan bertindak adil (Declaration of Impartiality) di dalam proses evaluasi. Anggota panel tidak diijinkan untuk memberikan informasi tentang proses evaluasi kepada siapapun di luar anggota panel dan Tim Pengadaan. Mereka juga diwajibkan memiliki sikap objektif dalam melakukan evaluasi, tidak memberikan preferensi kepada penawar tertentu. Staf Agen Pengadaan meminta anggota panel menandatangani formulir tentang kerahasiaan dan kepatuhan untuk bertindak adil dalam evaluasi. Selanjutnya, dilakukan pemeriksaan pendahuluan di mana hal tersebut untuk proses verifikasi bahwa dokumen penawaran merupakan dokumen yang lengkap dan ditandatangani dengan benar. Langkah selanjutnya adalah anggota panel menguji kelayakan penawar (Eligibility Verification). Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa penawar tidak berada dalam daftar hitam yang diberikan oleh MCC. Di dalam proses evaluasi, anggota panel evaluasi melakukan evaluasi berdasarkan kriteria evaluasi di dalam dokumen penawaran. Penawar haruslah memenuhi semua kriteria yang tertulis di dalam dokumen Terms of Reference dan memberikan nilai untuk masing-masing kriteria evaluasi dan permohonan klarifikasi kepada penawar. Konsensus akan digunakan untuk mendapatkan skor akhir evaluasi. Anggota panel diminta untuk mendiskusikan alasan (rationale) penilaian mereka dan pemahaman mereka terhadap dokumen proposal ataupun Terms of Reference.
o Permintaan untuk Klarifikasi dan Tanggapan
Apabila anggota panel menemui hal yang tidak jelas pada dokumen penawaran, anggota panel dapat mengirimkan permohonan klarifikasi kepada penawar. Pada praktiknya, penawar diberikan waktu 2-3 hari untuk memberikan respon terhadap klarifikasi.
o Perbandingan Harga dan Analisa Kesesuaian Harga (Price Reasonable Analysis)
Langkah ini dilakukan untuk paket pengadaan yang akan memilih penawar dengan harga terendah dan memenuhi kualifikasi teknis yang diminta. Harga penawaran ini dibandingkan dengan harga pasaran yang diterima. Untuk menetapkan harga pasaran ini, sudah dilakukan analisa pasar terhadap barang ataupun jasa yang diminta. Sebagai contoh, untuk pengadaan notebook, harga penawaran dibandingkan dengan harga produk yang sejenis di pasaran.
o Rekomendasi Pemenang Kontrak
Dari analisa harga yang dilakukan dan pemenuhan terhadap kualifikasi teknis, anggota panel merekomendasikan pemenang kontrak. Untuk nilai kontrak di atas nilai tertentu, hal tersebut perlu mendapat persetujuan dari MCC.
Anas Nashrullah
Tenaga Ahli Sistem Manajemen Informasi
No comments:
Post a Comment