SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MCA-INDONESIA

Pendahuluan

Teknologi Informasi (TI) memiliki peran penting dalam kegiatan sebuah proyek. TI memberikan dukungan terhadap kegiatan operasionalisasi organisasi dalam bentuk sharing informasi, fasilitasi proses kolaborasi, koordinasi yang efektif yang pada akhirnya memiliki dampak pada efisiensi dan efektivitas proyek.

Beberapa ilustrasi mengenai pentingnya peran TI di dalam sebuah organisasi digambarkan dalam beberapa contoh berikut :

Contoh pertama, untuk memastikan informasi tersampaikan secara benar kepada pihak yang terlibat di dalam proyek, apakah itu pihak pelaksana proyek, pemerintah, lembaga swadaya masyarakat dan masyarakat, teknologi web dapat menjadi media komunikasi yang efektif. Media ini dapat diakses di mana dan kapan saja selama ada koneksi internet.

Contoh lainnya, keputusan-keputusan perlu diambil secara cepat dalam sebuah proyek. Keputusan tersebut haruslah didasarkan pada data-data akurat tentang kegiatan proyek. Sistem informasi berperan mengumpulkan, mengolah data kegiatan proyek dan menyajikannya kepada pihak pengambil keputusan.

Sistem Informasi MCA-Indonesia

Untuk memastikan hal seperti tersebut di atas terakomodasi dengan baik, di awal proyek dibuatlah suatu Rencana Teknologi Informasi atau IT Plan. Di dalam rencana sistem informasi ini, semua kebutuhan TI organisasi diidentifikasi. Rencana teknologi informasi MCA-Indonesia mengidentifikasi kebutuhan organisasi mulai dari proyek dijalankan hingga selesai di mana rencana sistem informasi ini mencakup perangkat keras berupa server, piranti jaringan dan perangkat lunak berupa aplikasi-aplikasi. Penyusunan rencana teknologi informasi ini melibatkan tim proyek dan konsultan teknologi informasi yang sudah memiliki pengalaman pada proyek serupa.

Aplikasi yang diidentifikasi mencakup antara lain :

• Website. Seperti telah disinggung di atas, melalui website MCA-Indonesia, publik dapat mengakses informasi berkaitan dengan kegiatan MCA-Indonesia. Informasi tersebut berupa informasi umum tentang program dan update kegiatan proyek. Website ini juga menjadi sarana bagi MCA-Indonesia menunjukkan akuntabilitas kegiatannya terhadap publik.
• Aplikasi Manajemen Proyek. Aplikasi ini mengatur kegiatan proyek sehingga hal tersebut memberikan output yang diharapkan. Fitur dalam aplikasi ini meliputi pembuatan jadwal kegiatan dan monitoring jadwal dan sumber daya, pengalokasian sumber daya dan sarana kolaborasi antar anggota tim.
• Aplikasi Keuangan dan Pengadaan. Kegiatan proyek tidak dapat dipisahkan dari aspek keuangan dan pengadaan. Aplikasi keuangan mencatat setiap transaksi keuangan yang dilakukan dan mengolahnya menjadi laporan keuangan. Aplikasi pengadaan mencatat setiap kegiatan pelelangan yang dilakukan berikut dengan laporannya.
• Aplikasi Manajemen Dokumen. Melalui aplikasi ini, anggota tim dapat menyimpan dokumen di dalam struktur penyimpanan yang sudah tersistematisasi. Hal tersebut akan memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan dokumen ketika diperlukan.
• Aplikasi Manajemen Barang. Manajemen Barang merupakan hal penting di dalam kegiatan sebuah proyek. Untuk akuntabilitas kegiatan, setiap barang perlu dicatat kapan barang tersebut diperoleh, berapa harganya dan berapa umur ekonomisnya. Aplikasi ini membantu proses pencatatan barang ini.
• Aplikasi Manajemen Kontrak. Di dalam proyek, organisasi mengatur kontrak anggota tim dan konsultan. Siklus kontrak, mulai dari proses perekrutan, pelaksanaan dan penutupan kontrak perlu terdokumentasi dengan baik. Hal tersebut merupakan bagian dari akuntabilitas kegiatan proyek.

Di dalam pelaksanaannya, implementasi infrastruktur TI MCA-Indonesia dilakukan secara bertahap. Saat ini, MCA-Indonesia telah mengimplementasi infrastruktur dasar TI berupa jaringan internet, layanan fotokopi dan printer, email, perangkat keras server dan aplikasi pendukung seperti aplikasi keuangan, sistem manajemen dokumen dan aplikasi reservasi ruangan dan peralatan. Ke depannya diharapkan MCA-Indonesia dapat mememuhi semua kebutuhan teknologi informasi yang tertuang di dalam rencana teknologi informasi sehingga teknologi informasi dapat memberikan dukungan penuh terhadap implementasi proyek.

Tim IT MCA-Indonesia juga mengembangkan dokumen kebijakan TI MCA-Indonesia (IT Policy). Dokumen ini merupakan petunjuk bagi anggota tim MCA-Indonesia untuk menggunakan sumber-sumber daya TI (komputer, jaringan internet, penggunaan email dan lain-lain) secara efektif dan efisien sehingga hal tersebut mendukung pencapaian tujuan organisasi. 

Inisiatif Standardisasi Sistem Informasi Manajemen MCA-Indonesia oleh MCC

Millennium Challenge Corporation (MCC) membuat inisiatif standarisasi sistem dan infrastruktur TI organisasi MCA (Millennium Challenge Account) termasuk MCA-Indonesia. Hal ini berawal dari masalah-masalah sama yang terjadi pada MCA di negara-negara lain berkaitan dengan sistem informasi manajemen. Beberapa permasalah yang diidentifikasi antara lain proses pengembangan infrastruktur IT dan aplikasinya yang membutuhkan waktu 1 sampai 2 tahun untuk program yang hanya berjalan selama 5 tahun, aplikasi yang diadakan setelah staf MCA sudah mulai bekerja, di mana hal ini berdampak pada penyesuaian fitur aplikasi terhadap proses bisnis yang sudah diterapkan staf MCA, tantangan berkaitan dengan proses operasional, integrasi aplikasi, pengumpulan data dan pelaporan.

Melalui inisiatif standarisasi infrastruktur TI dan aplikasi ini, diharapkan TI dapat memberikan dukungan terhadap kegiatan program secara efektif dan efisien. 

Anas Nashrullah

Tenaga Ahli Manajemen Sistem Informasi